La Ley 2213 de 2022 permite notificar por mensaje de datos (correo electrónico u otro canal digital) cuando se conoce la dirección electrónica del demandado; en ese caso, la notificación se entiende hecha dos días hábiles después del envío, y los términos corren desde el acuse de recibo o la prueba de acceso al mensaje (art. 8). Como hay lecturas distintas, lo prudente es contar el plazo más largo. Aun así, el correo físico certificado sigue siendo el medio previsto en los artículos 291 y 292 del CGP y es indispensable cuando no se conoce un canal digital del demandado.
1. ¿Qué prueba el correo certificado?
Para notificaciones judiciales, el CGP exige usar una empresa de servicio postal autorizado por el MinTIC; antes de enviar, verifique que el operador esté habilitado. La guía y la constancia de entrega que expide la empresa sirven para acreditar:
- Fecha de admisión del envío.
- Contenido del envío, mediante la copia que la empresa postal coteja y sella (arts. 291 num. 3 y 292 CGP).
- Fecha y hora de entrega o motivo de devolución.
- Identificación y firma de quien recibe, o constancia de que se rehusó a recibir.
Estos soportes no son infalibles: el juez los valora junto con las demás pruebas y la contraparte puede controvertirlos, por ejemplo si la dirección no corresponde al demandado.
2. El cotejo: cómo se prueba el contenido
No basta con enviar un sobre. ¿Cómo prueba usted ante el juez que dentro del sobre iba la demanda y no una hoja en blanco? Mediante el cotejo.
El cotejo consiste en llevar una copia idéntica abierta a la empresa postal. El funcionario sella esa copia certificando que es idéntica a la que se introdujo en el sobre. Esa copia cotejada y sellada se incorpora al expediente junto con la constancia de entrega. Reduce el riesgo de que se discuta el contenido del envío, pero no impide que se alegue una nulidad por otras causas, como una dirección errada.
Si la empresa postal devuelve la comunicación porque la dirección no existe o porque la persona no reside o no trabaja allí, procede el emplazamiento (art. 291 num. 4 CGP), que se hace únicamente en el Registro Nacional de Personas Emplazadas (art. 10 Ley 2213 de 2022). Si quien está en la dirección se rehúsa a recibirla, la empresa la deja en el lugar y expide constancia, y la comunicación se entiende entregada.
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